BAZA WIEDZY

1. Konfiguracja sieciowa DGCS System

Instrukcja konfiguracji sieciowej DGCS System

  • Komputer, na którym będą umieszczone bazy danych, nazywamy serwerem. Na serwerze musi być uruchomiony Serwer Firebird. Jeżeli na serwerze jest Firewall, to trzeba go skonfigurować tak, aby udostępniać port 3050.
  • Uruchamiamy DGCS System na serwerze, jeśli nie mamy tam zainstalowanego programu, to musimy przegrać na niego plik bazy nadrzędnej: db/BN i poniższe czynności wykonywać nie na serwerze, a na końcówce.
  • W oknie Konfiguracja baz danych wybieramy menu: Narzędzia -> Konfiguracja bazy nadrzędnej.
  • Jeśli okno nie pojawiło się, tylko uruchomił się moduł należy wyłączyć opcję Konfiguracja -> Ogólne -> Parametry -> Wielofirmowość ->Podłączaj automatycznie do domyślnej bazy danych i ponownie uruchomić DGCS System.
  • W oknie konfiguracji bazy nadrzędnej należy wybrać:
    • baza danych: sieciowa,
    • wpisać numer IP lub nazwą serwera,
    • podając ścieżkę (!!!lokalną!!!) do bazy nadrzędnej – pliku BN (domyślnie jest on w podkatalogu db głównego katalogu DGCS System)
    • użytkownik i hasło do bazy: pozostają bez zmian.
    • zapisać zmiany.

    Przykład:
    mamy serwer o IP: 192.168.1.3 i zainstalowany DGCS System w domyślnej lokalizacji (w Windows)

    sieciowa
    192.168.1.3
    c:\dGCS\INFORSystem\db\BN
    login: sysdba, hasło: masterkey (domyślnie wpisane)
    
    

    Przykład:
    mamy serwer o IP: 192.168.1.3 i zainstalowany DGCS System w domyślnej lokalizacji (w Linux)

    sieciowa
    192.168.1.3
    opt/dGCS/INFORSystem/db/BN
    login: sysdba, hasło: masterkey (domyślnie wpisane)
  • Zamykamy konfigurację baz danych i uruchamiamy ponownie program.
  • Kopiujemy plik bazaKonfNadrz.xml z głównego katalogu DGCS System na wszystkie końcówki (zamieniając istniejące tam pliki) lub wykonujemy na końcówkach kroki od 3 do 5.

UWAGA!

Każdą tworzoną lub podłączaną bazą danych w Konfiguracji baz danych konfigurujemy jako sieciową wskazując IP serwera i podając lokalną ścieżkę do pliku bazy danych.

2. Konfiguracja dla DOS

Uruchomienie programów DOS w 64 bitowych systemach Windows 7, 8, 10 i ustawienie ekranu

1) Wykonujemy ikonę skrótu na pulpicie do pliku:

Księga PiR i Płace – shell32.bat

Księga Handlowa – fik.bat w wersji wielofika do pliku shellfik.exe

w MMagazynie – _st_32.bat lub m_m32.exe ( na niektórych systemach mogą być problemy
z plikiem *.bat)

2) Podświetlamy ikonę skrótu (lewym klawiszem myszy) i klikamy na właściwości (prawym klawiszem myszy), wchodzimy na zakładkę układ i ustawiamy wartości jak na poniżej (80×25)

1

Następnie przechodzimy na zakładkę czcionka wybieramy Lucida Console i wielkością czcionki modyfikujemy wielkość ekranu. Aby optymalnie dostosować wielkość okna do monitora w rozmiarze okna możemy wprowadzić dowolną wartość np. 26,31 itd

2

Problemy z Windows XP/NT/2000/Vista/7

W systemach Windows NT/2000/XP plik CONFIG.SYS jest ignorowany, a koniecznych zmian należy dokonać w pliku CONFIG.NT, który znajduje się w katalogu systemowym Windows NT/2000/XP, którym zazwyczaj jest \WINNT\SYSTEM32. W pliku CONFIG.NT proszę dopisać:

FILES=120

Problemy z Windows Me (Millennium Edition)

Użytkownicy Windows Me będą mieli problemy z uruchomieniem programów korzystających z trybu MS-DOS, ponieważ z następcy Windows 98 Microsoft postanowił usunąć ten tryb, a przynajmniej poważnie go ograniczyć. W efekcie tych działań Windows Me całkowicie ignoruje plikiAUTOEXEC.BAT i CONFIG.SYS w trakcie startu oraz nie dopuszcza do ich edycji (chyba, że startujemy Windows z dyskietki ratunkowej).

Takie zachowanie systemu uniemożliwia ustawienie jakichkolwiek parametrów środowiskowych dla trybu MS-DOS w CONFIG.SYS (w tym bardzo ważnego dla wszystkich programów tworzonych w Clipperze: FILES) i skutkuje pojawianiem się błędu „DOS error 4” lub „Blad DOS 4” (w „Magazynie”). Na szczęście istnieje rozwiązanie tego problemu: wystarczy dopisać jedną linię do pliku SYSTEM.INI, który znajduje się w katalogu systemowym Windows Me (zazwyczaj nosi nazwę „WINDOWS”). Należy znaleźć w nim sekcję [386Enh] i dodać do niej nową linię:

PerVMFiles=70

Przyszłe wersje instalatora dla Windows będą ustawiały ten parametr automatycznie. Do tego czasu należy dokonać zmian „ręcznie”.

Problem z Windows 98 PL

Polska wersja Windows 98 posiada poważny błąd (z punktu widzenia użytkowników programów korzystających z trybu MS-DOS): bardzo trudno uzyskać odpowiednią ilość pamięci konwencjonalnej (z pierwszego 640KB RAM) ponieważ plik HIMEM.SYS zajmuje 45KB pamięci konwencjonalnej zamiast 1KB (jak w każdej innej wersji Windows). W efekcie może okazać się niemożliwe uruchomienie Magazynu Multi lub innego programu naszej produkcji.
Jak dotąd Microsoft udostępnił rozwiązanie tego problemu wyłącznie dla „Drugiego Wydania” Windows 98 PL, ale dla „pierwszego” zrobił ktoś inny!

Mogą je Państwo znaleźć na stronach Polskiej Strony Windowsowej w sekcji „Poprawki do Win98 PL”. Program naprawiający plik IO.SYS (bo to on jest odpowiedzialny za występowanie problemu) nazywa się PATCH98.ZIP. Wewnątrz znajdą Państwo sam program naprawczy oraz opis jego stosowania.

W Windows 95 i 98 plik config.sys powinien zawierać nastepujace polecenia:

device=C:\windows\himem.sys
device=C:\windows\emm386.exe ram
dos=high,umb
files=99
buffers=40

Problem z wyświetlaniem programu tylko na połowie ekranu/okna

Windows NT/2000/XP

Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na ikonkę skrótu. Wybrać właściwości i zmienić opcje jak poniżej:

nt_jest

Jest

nt_powinno_byc

Powinno być

nt_jest2

Jest

nt_powinno_byc_2

Powinno być

Windows Vista/7

Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na ikonkę skrótu. Wybrać właściwości i zmienić opcje jak poniżej:

vista_jest

Resztę czynności proszę wykonać analogicznie jak dla Windows NT/2000/XP

3. Aktywacja programów DOS-owych

W celu aktywacji programów DOS-owych prosimy przejść na stronę pomocy i aktywacji programów, dostępną pod adresem: pomoc.dgcs.biz
Jeżeli macie Państwo problemy z zalogowaniem się, prosimy o kontakt z pomocą techniczną.

4. Aktywacja programu Kadry, Płace i Zus PRO

W celu aktywacji programu prosimy przesłać wszystkie dane z karty rejestracyjnej na adres e-mail: rejestracja@dgcs.biz

5. Aktywacja programów z serii DGCS System

Wykorzystanie najnowszych technologii, umożliwia aktywację bezpośrednio z programu. Szczegóły znajdziecie Państwo w programie:Konfiguracja -> Aktywacja.
W celu aktywacji programu DGCS System na stronie internetowej prosimy przejść na stronę pomocy i aktywacji programów, dostępną pod adresem: pomoc.dgcs.biz.

6. Nadawanie uprawnień użytkownikom

  1. Aby nadać uprawnienia dla grupy użytkowników trzeba wejść w opcję „Konfiguracja > Prawa dostępu do systemu” i dodać nową grupę użytkowników np. sprzedawcy, kasjerzy, księgowi. Dostępne jest włączenie/wyłączenie możliwości wykonania albo wyświetlania większości funkcji w programie. Dodatkowymi uprawnieniami są w niektórych przypadkach osobne uprawnienia do obsługi przycisków w konkretnych oknach programu.

1

Rysunek 1: Prawa dostępu użytkowników do systemu

W przypadku, gdy posiadamy wiele baz np. w biurach rachunkowych, istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień na jednej bazie danych, wyeksportowania do pliku i wczytania w innych bazach, co usprawnia definiowanie uprawnień użytkowników programu. Jedyną grupą, która ma pełny dostęp do wszystkich funkcjonalności w systemie są Administratorzy. Uprawnień tej grupy nie można modyfikować.

2. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie danych użytkownika wraz z indywidualnym loginem i hasłem oraz przypisaniem do odpowiedniej grupy użytkowników. Takie zmiany można wprowadzić w opcji „Konfiguracja > Użytkownicy”

2

Rysunek 2: Użytkownicy

3. Aby program przy uruchomieniu pytał o użytkownika i hasło należy ustawić odpowiedni parametr w: „Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry > Logowanie” – należy odznaczyć (pozostawić nie zaznaczoną) opcję „Automatycznie loguj do systemu przy starcie systemu”. Możliwe jest także ustawienie aby program automatycznie logował się na dane konkretnego użytkownika. W takim przypadku należy w opcji „Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry > Logowanie” zaznaczyć (pozostawić zaznaczoną) opcję „Automatycznie loguj do systemu przy starcie systemu” podając w polach dotyczących logowania odpowiednie dane użytkownika.

3

Rysunek 3: Parametry – Logowanie

7. Definiowanie paczek

W uproszczeniu paczki są to swego rodzaju grupy dokumentów (np. podział księgowań przez różne osoby na różne paczki, oddzielne paczki do księgowania zakupów i sprzedaży, podział na obroty różnych punktów sprzedaży). Paczki definiuje się w słowniku paczek, gdzie również można ustawić bieżącą paczkę.

1

Rysunek 1: Słownik paczek

Po wybraniu opcji „Dodaj paczkę” pojawi się okno w którym będzie można ustawić nazwę paczki,

2

Rysunek 2: Dodawanie paczek

wzorzec numeracji, którego konfiguracja pozwala na ustalenie wzorca zgodnie z poniższym opisem:

3

Rysunek 3: Opis wzorca numeracji paczki

Aktualny numer wskazuje wartość, od której nadawane będą kolejne wartości. Parametr „Paczka widoczna” oznacza dostępność paczki przy wyborze podczas księgowania. Mechanizm zastosowania paczek pozwala dodatkowo na automatyczną numerację dodatkowego numeru księgowego. Wymagane jest w takim przypadku włączenie w opcji Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry > Parametry dekretacji opcji dodatkowego numeru księgowego oraz jego autonumeracji i ustawienie wzorca numeracji dla danej paczki podczas dodawania lub edycji paczki.

W słowniku paczek istnieje także możliwość ustawienia wybranej paczki jako bieżącej co oznacza, że podczas księgowania zawsze ta paczka będzie proponowana. Opcja „Ustaw niezdefiniowaną jako bieżącą” oznacza, że dokument nie będzie przypisany do żadnej paczki.

Podczas księgowania w lewym górnym rogu okna istnieje możliwość wybrania paczki, do której ma zostać zaksięgowany wpis.

4

Rysunek 4: Dodawanie wpisu

Dla sprawdzenia księgowań przygotowany jest szereg różnych raportów, które dzięki podziałowi na paczki pozwalają na łatwiejszą weryfikację danych.

5

Rysunek 5: Dziennik z grupowaniem wg paczek

6

Rysunek 6: Rejestr sprzedaży VAT z grup. wg paczek

8. Seryjne wprowadzanie dokumentów

Program DGCS System umożliwia konfigurowanie programu, które ułatwi wprowadzanie księgowań. Jednym z takich ułatwień jest ustawienie w opcji Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry dekretacji opcji Włącz seryjne wprowadzanie księgowań i ewidencji VAT.

1

Rysunek 1: Włącz seryjne wprowadzanie księgowań i ewidencji VAT

Ustawienie tego parametru będzie skutkowało tym, że po dodaniu pierwszego wpisu od razu pojawi się okno z wyborem kontrahenta i będzie można dodawać kolejne wpisy. Wyjście z takiego ustawienia jest możliwe po wskazaniu opcji Anuluj. Ustawienie parametru seryjnego wprowadzania dokumentów możliwe jest także dla wystawiania dokumentów kasowych. W opcji Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry > Kasa > można włączyć seryjne wprowadzanie dokumentów kasowych.

2

Rysunek 2: Seryjne wprowadzanie dokumentów kasowych

Innym parametrem ułatwiającym codzienną pracą z programem DGCS System jest podpowiadanie numeru dokumentu i zdarzenia gospodarczego z poprzednio wprowadzonego wpisu. Opcja ta jest dostępna w Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry dekretacji.

Mając ustawiony taki parametr podczas księgowania zawsze będzie wypełnione pole z numerem dokumentu i zdarzeniem gospodarczym na podstawie poprzednio księgowanego dokumentu. Dane te można zmienić podczas wprowadzania wpisu.

3

Rysunek 3: Dodawanie wpisu z podpowiadaniem numeru dok. i zdarzenia gospodarczego

Kolejnym parametrem ułatwiającym pracę z programem DGCS System jest podpowiadanie zdarzenia gospodarczego na podstawie najczęściej wprowadzanego opisu zdarzenia dla wybranego kontrahenta. Zaznaczenie opcji możliwe jest również w Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry dekretacji.

9. Dokument w walucie

Aby pobrać kursy walut, należy wejść do Słownika > Słownik kursów walut.

1

Rysunek 1: Słownik kursów walut

Opcja „Pobierz” w górnej części okna otworzy okno, gdzie będzie możliwość pobrania tabeli A lub B z wybranego dnia lub też możliwość pobrania tabeli A, B z zakresu dat

2

Rysunek 2: Pobieranie tabel kursów walut

 

Jeżeli kursy walut są już pobrane lub kiedy brak jest dostępu do internetu tabela kursowa została uzupełniona ręcznie można przystąpić do wystawiania dokumentu w walucie.

Walutę można zmienić w opcji Plik > Zmień cennik lub klikając odpowiednią ikonę na belce tytułowej programu. Wówczas pojawi się okno Zmiana cennika, w którym trzeba zaznaczyć przelicz cennik na inną walutę wg. zadanego kursu, następnie wybrać walutę np. EUR > wybrać tablicę kursową lub wpisać kurs ręcznie (Kurs) > OK.

3

Rysunek 3: Zmiana cennika

 

Po wybraniu opcji OK program przeliczy ceny według zadanego kursu:

4

Rysunek 4: Przeliczenie kursu

 

Wystawiony dokument będzie zawierał ceny w walucie:

5

Rysunek 5: Faktura w walucie EURO

10. Dane kontrahenta/ blokady/rabaty

Dane kontrahenta prócz wpisywania danych ręcznie można pobrać z serwerów GUS. W takim przypadku wystarczy wprowadzić NIP kontrahenta i kliknąć „Pobierz z GUS” lub będąc w polu NIP wybrać F2 na klawiaturze, wówczas nastąpi pobieranie danych z GUS.

1

Rysunek 1: Dane kontrahenta

W Słowniku Kontrahentów oprócz danych podstawowych firmy możliwe jest zdefiniowanie danych kontaktowych tj.: telefon czy adres e-mail.

2

Rysunek 2: Dodawanie kontrahenta – Dodatkowe dane

Blokada sprzedaży – pozwala na ustawienie jednego z 3 statusów:

  • nigdy – parametr, który jest standardowo ustawiony, dla każdego kontrahenta;
  • gdy przeterminowane zaległości – ustawienie tego parametru zablokuje sprzedaż dla kontrahenta, jeżeli okaże się, że ma on nieuregulowane, przeterminowane płatności;
  • zawsze – parametr, który spowoduje zablokowanie sprzedaży dla kontrahenta.

Blokada innej formy płatności niż gotówka – umożliwia ustawienie jednego z czterech parametrów:

  • nigdy – parametr, który jest standardowo ustawiony, dla każdego kontrahenta,
  • po przekroczeniu limitu zadłużenia – ustawienie parametru wraz z ustawieniem limitu pozwala na kontrolę limitu zadłużenia. Jeżeli kontrahent przekroczy przyznany mu limit wówczas program nie pozwoli wystawić dokumentu w innej formie płatności niż gotówka,
  • zawsze – ustawienie parametru spowoduje, że dla kontrahenta będzie można wystawić dokument tylko jako płatność gotówką,
  • przy przeterminowanych zaległościach – jeżeli zaległości zostaną przeterminowane wówczas program nie pozwoli wystawić dokumentu w innej formie płatności niż gotówka.

Przyznany limit zadłużenia – pozwala na definicję limitu zadłużenia. Parametr powiązany z „Blokadą innej formy płatności niż gotówka”.

Inną z możliwości jest dodanie konta bankowego kontrahenta. Dane te ustawiamy na zakładce „Konta bankowe”.

W słowniku kontrahentów po zaznaczeniu kontrahenta można także ustawić takie parametry jak:

  • przypisanie do grupy kontrahentów,
  • maksymalna ilość dni przeterminowania należności, która w połączeniu z blokadą sprzedaży ustawioną na „gdy przeterminowane zaległości” pozwoli zwiększyć ilość dni objętych blokadą sprzedaży,
  • dla kontrahenta można przypisać domyślna formę płatności.

W kartotece kontrahentów możliwe jest także ustawienie polityki cenowej dla wybranego kontrahenta. Politykę cenową można ustawić poprzez nadanie rabatu globalnego co oznacza, że przy sprzedaży dla takiego klienta przy każdej pozycji pojawi się rabat na asortyment.
Dodanie rabatu na poszczególne grupy towarowe spowoduje nadawanie rabatu na asortyment należący do grupy towarowej.

 

3

Rysunek 3: Słownik kontrahentów – Polityka cenowa

Rabat na grupę kontrahentów i rabaty przydzielone dla grupy kontrahentów sumują się z rabatem globalnym dla pozycji przy wystawaniu dokumentów.

W słowniku kontrahentów możliwe jest także wpisanie informacji o kontrahencie lub tekstu, który pojawi się po wybraniu kontrahenta przy wprowadzaniu danych. W programie DGCS System istnieje także możliwość ustawienie domyślnego cennika dla kontrahenta.

11. Tworzenie kopii bezpieczeństwa.

1. Tworzenie kopii bezpieczeństwa w danej chwili.

1.1 Aby w programie DGCS System utworzyć archiwum wprowadzonych danych wystarczy wejść w opcję Narzędzia → Zarządzanie bazami danych → zaznaczyć bazę danych dla której ma zostać wykonana kopia bezpieczeństwa:

1

Rysunek 1: Wybór baz danych

1.2 W kolejnym kroku należy wybrać przycisk „Kopia” po czym pojawi się okno „Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa”. W oknie tym uzupełniona musi być ścieżka do katalogu, w którym program ma wykonać kopię bezpieczeństwa. W przypadku, gdy ścieżka ta nie zostanie uzupełniona lub użytkownik wskaże nieistniejący katalog program DGCS System nie utworzy kopii bezpieczeństwa. Aby utworzyć kopię bazy danych serwer Firebird musi mieć dostęp do tego zasobu. Standardowo przy domyślnej instalacji (proponowanej przez instalator programu) jest to C:\dGCS\DGCSSystem\backup Ścieżkę tą można zmienić korzystając z przycisku „Wybierz” dla jednorazowego utworzenia kopii lub wprowadzić na stałe w edycji danych firmy w oknie „Zarządzanie bazami danych”. Program utworzy kopię w domyślnym katalogu \backup, przy domyślnej instalacji programu trzeba przejść przez np. Mój komputer → Dysk lokalny c: → odnaleźć i wejść do katalogu dGCS, dalej DGCSSystem, następnie backup i w tym katalogu będzie można odnaleźć plik z nazwą bazy danych datą i godziną utworzenia kopii np. Baza danych_2017-03-17_12-55.bak

2

Rysunek 2: Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa

1.3 Po wybraniu opcji „Utwórz kopię” w środkowej części okna „Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa” pojawi się komunikat:

3

Rysunek 3: Wykonać kopię?

Po wybraniu opcji „Tak” nastąpi proces tworzenia archiwum danych. Zakończenie procesu tworzenia kopi zakończy się komunikatem:

4

Rysunek 4: Poprawne utworzenie kopii

1.4 Pliki kopii należy co jakiś czas nagrywać na płytę CD/DVD lub przegrywać na inny nośnik danych np. Pendrive.

Uwaga!!! Nie należy kopiować fizycznie pliku z bazą danych podczas pracy innych użytkowników na bazie, ponieważ grozi to trwałym uszkodzeniem pliku z bazą.

 

2. Tworzenie kopii przy wyjściu z programu

Po zainstalowaniu programu DGCS System domyślnie ustawiony jest parametr w opcji Konfiguracja → Ustawienia ogólne → Parametry → Wielofirmowość → Pytaj o wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych przy zamykaniu programu.

5

Rysunek 5: Konfiguracja

Włączenie tej opcji na danym stanowisku spowoduje, że program przy zamykaniu wyświetli komunikat czy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.

6

Rysunek 6: Czy wykonać kopię przy zamknięciu programu

Wybranie opcji TAK utworzy kopię bazy, z której użytkownik wychodzi. Wybór opcji NIE zamknie program.

Zaznaczenie parametru „Nie pytaj przy następnym zamykaniu systemu” odznaczy parametr z konfiguracji i przy kolejnym zamknięciu programu nie wyświetli okna Rysunek 6 i nie utworzy kopii przy zamykaniu programu.

3. Tworzenie wielu kopii bezpieczeństwa baz danych np. w przypadku biur rachunkowych

Jeżeli biuro rachunkowe ma ustawione uruchamianie programu wraz z wyborem baz danych (okno Konfiguracja baz danych) można utworzyć kopię bezpieczeństwa wielu baz.

7

Rysunek 7: Tworzenie kopii wszystkich baz

W tym celu należy wejść w opcję Narzędzia → Kopia bezpieczeństwa wszystkich baz, na pytanie „Czy wykonać kopię wszystkich baz danych bez zatwierdzania?” wybieramy TAK.

8

Rysunek 8: Czy wykonać kopię baz danych bez zatwierdzania

Wybranie opcji NIE spowoduje, że dla każdej bazy danych otworzy się okno „Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa” i będzie można zmienić np. lokalizację tworzonej kopii.

12. Dowody wewnętrzne i noty korygujące

Dowody wewnętrzne

W przypadku gdy dekret jest już zaksięgowany i występuje potrzeba wydrukowania do niego dowodu wewnętrznego, należy wybrać ten dokument w oknie głównym modułu i nacisnąć prawy przycisk myszy na wybranym wierszu w tabeli. Pojawi się wówczas lista dostępnych opcji, w tym również możliwość wystawienia dowodu wewnętrznego z VAT i bez VAT.

1

Rysunek 1: Dowód wewnętrzny

Po wybraniu opcji Dowód wewnętrzny z VAT program wygeneruje dowód wewnętrzny dla wybranego wpisu:

2

Rysunek 2: Dowód wewnętrzny z VAT dla wpisu

Nota korygująca

Innym dokumentem dostępnym z poziomu menu kontekstowego w oknie głównym modułu Księgi Przychodów i Rozchodów, jest nota korygująca.

3

Rysunek 3: Nota korygująca

Wystawiając dowód wewnętrzny lub notę korygującą na podstawie zaksięgowanego wpisu wprowadzanie danych zostaje ograniczone do minimum, ponieważ program DGCS System korzysta z wprowadzonych wcześniej danych. W przypadku ręcznego dodawania dowodu wewnętrznego lub noty korygującej większość danych (takich jak dane kontrahenta, czy numer dokumentu) trzeba wprowadzić ręcznie. Ręczne wystawienie wspomnianych dokumentów możliwe jest w opcji Inne dokumenty w górnym menu programu DGCS System.

2

Rysunek 4: Ręczne wystawienie dokumentów

13. Skróty klawiszowe

Użycie skrótów klawiszowych w programie DGCS System znacznie przyspiesza i ułatwia wykonywanie wielu czynności. Naciśnięcie określonego układu klawiszy wywoła specyficzne reakcje, ale tylko w tym programie. Jeżeli w programie pod literą danej funkcjonalności znajduje się podkreślnik oznacza to, że można wybrać taką opcję korzystając ze skrótu klawiszowego ALT + litera, która jest podkreślona w danej funkcji np.: aby z poziomu klawiatury wybrać opcję rejestrów VAT należy wybrać opcję ALT + V

1

Rysunek 1: Wybór rejestru VAT

Poniżej zaprezentowano wprowadzanie księgowania dokumentu przy użyciu klawiatury:

1. W oknie głównym programu wybieramy opcję „F1-dodaj wpis z VAT”, wówczas pojawi się okno z wyborem kontrahenta.
2. W oknie „Szukaj kontrahenta” wyszukujemy kontrahenta lub w przypadku, gdy jest to nowy kontrahent wybieramy opcję opcję:
-użycie skrótu ALT + D – dodaj kontrahenta, gdzie możemy wprowadzić jego dane zatwierdzając każde pole klawiszem Enter.
-użycie skrótu ALT + O – wybierze OK, tak więc po wybraniu tego skrótu kontrahent zostanie dodany do słownika kontrahentów.
3. Uzupełniamy pole „Data dokumentu” poprzez nadpisanie cyfr. Przejście do kolejnego pola nastąpi po wybraniu opcji Enter.
4. W kolejnym polu wprowadzamy numer dokumentu. Przejście do kolejnego pola nastąpi po wybraniu opcji Enter.
5. Następne pole służy do wprowadzenia zdarzenia gospodarczego, w którym dane wprowadzamy poprzez wpisanie nazwy ręcznie lub wybieramy zdarzenie przyciskiem F2-Szukaj w słowniku
-użycie skrótu ALT + O – zatwierdza wybrane zdarzenie i przechodzi do kolejnego pola
-użycie skrótu ALT + D – pozwala na dodanie nowego zdarzenia
-użycie skrótu ALT + A – anuluje wybór słownika zdarzeń gospodarczych
Wybranie przycisku Enter spowoduje, że kursor przejdzie do kolejnego pola
6. Kursor ustawiony jest na polu „Wyłącz dane kontrahenta”, którego zaznaczenie następuje poprzez wciśnięcie przycisku „Spacja”. Wybranie przycisku Enter spowoduje przejście do definiowania pola ewidencji VAT.
7. Wyboru rodzaju ewidencji VAT dokonujemy używając przycisków oznaczonych symbolami strzałek i Enter. Ostatnie wciśnięcie klawisza Enter spowoduje przejście kursora do kolejnego pola.
8. Pole Daty VAT ustawiamy poprzez nadpisanie cyfr. Przejście do kolejnego pola nastąpi po wybraniu opcji Enter.
9. Kursor znajduje się w polu „Stawka VAT”, gdzie stawkę możemy wybrać używając przycisków oznaczonych symbolami strzałek. Przejście do kolejnego pola nastąpi po wybraniu opcji Enter.
10. W kolejnych polach ustalamy wartości netto, VAT i brutto. Wybranie przycisku Enter w chwili, gdy kursor jest w polu brutto spowoduje przejście na przycisk „Dodaj wiersz”, gdzie należy ponownie wcisnąć przycisk Enter, który spowoduje przeniesienie wartości liczbowych do tabelki.
-w przypadku wprowadzania wartości ujemnej (korekta) należy wprowadzić najpierw wartość na następnie znak minusa „–”, po czym dodać wiersz.
-użycie skrótu ALT + K – oznaczy wpis jako korekta.
11. Klawiszem „Page up” możemy przejść do zakładki Księga, natomiast klawiszem „Page Down” możemy przejść do zakładki Akcyza lub Paliwa.
12. Przy podstawowym księgowaniu dokumentów ważne dla księgowania są zakładki VAT i Księga. Po przejściu na zakładkę Księga w polu „Data księgowa” wprowadzamy datę poprzez nadpisanie cyfr i wybieranie przycisku Enter.
13. W kolejnym kroku kursor znajduje się w polu z nazwą wzorca, gdzie przy pomocy strzałek na klawiaturze możemy wybrać potrzebny wzorzec. Wybranie przycisku Enter spowoduje przejście do tabeli z wzorcami, w której w zależności od potrzeb możemy zmienić wartość lub przypisać je do innej kolumny.
14. Wybranie skrótu klawiszowego F6-utwórz wpis z VAT spowoduje zapisanie wprowadzonych danych i otwarcie okna edycji rozrachunku kontrahenta (w przypadku użycia wzorca z rozrachunkiem)
-w pole zapłacono możemy wprowadzić nową wartość. Przejście do kolejnego pola nastąpi po wybraniu opcji Enter. Wciśnięcie klawisza Enter przejdzie do pola Termin płatności.
-W polu termin płatności wprowadza się datę poprzez nadpisanie cyfr. Przejście do kolejnego pola nastąpi po wybraniu opcji Enter. Kolejne wprowadzenie przycisku Enter zapisze dane i spowoduje powrót do okna głównego programu.

14. Numeracja dokumentów, wzorce wydruku (dodatkowe kolumny, rabaty, oryginał/kopia)

Program DGCS System umożliwia ustawienie różnych wzorców numeracji dla dokumentów. Modyfikacja wzorców numeru dostępna jest w opcji Konfiguracja → Ustawienia ogólne → Dokumenty → zaznaczyć trzeba odpowiedni rodzaj dokumentu np.: Faktura VAT

1

Rysunek 1: Konfiguracja – Dokumenty

i w polu wzorzec numeru ustawić odpowiedni wzorzec

2

Rysunek 2: Opis symboli numeracji

Przykłady wzorców numeracji:

F/$n/$mm/$rr – F/1/07/12 – numeracja zerująca się przy zmianie miesiąca

F/$n/$K/$rrrr – F/1/Kasa 1/2012 – oddzielna numeracja dla dokumentów wystawianych przy pracy z różnymi kasami

F/$n/$rrrr – F/1/2012 – numeracja ciągła w roku

$n/$S/$rrrr – 1/01/2012 – numeracja ciągła w roku wraz z symbolem magazynu (np. MAG01 lub 01) zalecana w przypadku, gdy w programie prowadzonych jest wiele magazynów

Wszystkie zmiany aby były widoczne w systemie trzeba zapisać wybierając przycisk „Zapisz zmiany”.

DGCS System dostarcza szereg wzorców wydruku, z których można wybrać taki, który najbardziej dopasowany jest do potrzeb firmy i kontrahentów.

Mogą Państwo:

  • zaoszczędzić tusz drukując faktury bez cieniowania w kolumnach,
  • uzupełnić dane takie jak: kolumna z indeksem, PKWiU lub opis.
  • dodać nadany rabat.

Wzorce wydruku faktur VAT dostępne są w opcji: Wydania → Kartoteka faktur VAT → i za przyciskiem Drukuj można wybrać przycisk oznaczony „strzałką” i wybrać wzorzec. Aby ustawić wybrany wzorzec jako domyślny należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na przycisk oznaczony „strzałką” (za przyciskiem Drukuj) i ustawić wybrany wzorzec. Jeżeli żaden z dostarczonych wzorców nie spełnia w 100% Państwa oczekiwań istnieje możliwość przygotowania wzorca na indywidualne zamówienie.

3

4

Kolejną opcja, która jest konfigurowalna w programie to drukowanie np.: faktur sprzedaży z oznaczeniem oryginał/kopia. Jeśli faktura miałaby drukować na 2 stronach oddzielnie jako oryginał i kopia należy wejść w opcję Konfiguracja → Ustawienia ogólne → Dokumenty zaznaczyć Faktura VAT → i zmienić ilość kopii z 1 na 2 i zapisać zmiany wybierając przycisk „Zapisz zmiany”.

 

PYTANIA I ODPOWIEDZI

1. Czy na Mac OS mogę zainstalować program DGCS System?

Tak, program DGCS System może pracować na komputerze z systemem operacyjnym Mac OS, Windows oraz Linux

2. Czy program DGCS System jest odpowiedni dla firm jednoosobowych i dużych firm?

Oczywiście, program DGCS System jest przeznaczony dla firm jednoosobowych, jak również dla dużych firm, które pracują w sieci lokalnej. Program może również pracować przez Internet dzięki czemu można połączyć oddziały z centralą firmy.

3. Prowadzę sprzedaż w kraju jak i poza jego granicami i wystawiam faktury w różnych walutach. Czy program DGCS System pozwala na wystawianie dokumentów w walucie obcej?

Owszem, program DGCS System pozwala na wystawianie dokumentów w PLN lub innych walutach a także pozwala na kontrolę rozrachunków.

4. Czy program pozwala na sprawne wyszukiwanie informacji przy dużych ilościach danych?

Oczywiście, program DGCS System posiada wbudowany mechanizm łatwego i szybkiego wyszukiwania danych.

5. Zatrudniam 20 pracowników i chciałbym ograniczyć możliwość wykonywania pewnych operacji w programie. Czy w programie DGCS System mogę ustawić uprawnienia dla użytkowników?

Owszem, program DGCS System pozwala na wprowadzenie uprawnień dla użytkowników oraz kontrolę dostępu do systemu. Żadna nieuprawniona osoba nie zaloguje się do systemu. Góra

6. Zatrudniam przedstawicieli handlowych, którzy podróżują nie tylko po Polsce, ale i po świecie. Czy program DGCS System pozwala na rozliczanie delegacji?

W rzeczy samej, dzięki jednemu z modułów programu można prowadzić ewidencję delegacji krajowych jak i zagranicznych.

7. Czy w programie DGCS System mogę zwiększyć czcionkę?

Naturalnie, program DGCS System pozwala zmianę rozmiaru czcionki oraz na dostosowanie ustawień wg. potrzeb każdego z użytkowników.

8. Mam pytanie dotyczące JPK. Ustawa mówi o obowiązku rejestracji VAT z faktur zakupu rozliczanej przez nabywce zarówno w rejestrze sprzedaży jak i w rejestrze zakupu. Korzystam z Państwa programów w systemie DOS zarówno dla ksiąg handlowych jak i dla PKPiR i tego typu zakupy rejestrowane są tylko w rejestrze zakupu z adnotacją że podatek VAT jest podatkiem również należnym. Nie wiem jak to się ma do obowiązujących przepisów. Obowiązek wysyłania JPK będę miała dopiero od przyszłego roku, ale zanim zacznę to robić chcę wyjaśnić moje wątpliwości w tym zakresie. - JPK

Nie zgadzam się z twierdzeniem, że ustawa mówi o tym gdzie ma być wykazany VAT należny od zakupów rozliczanych na zasadzie odwrotnego obciążenia. Zastosowane w systemach DGCS rozwiązanie (VAT należny od zakupu rozliczanego na zasadach odwrotnego obciążenia wykazujemy w ewidencji zakupu) jest zgodne z przepisami oraz stanem faktycznym i podstawowymi zasadami logiki. Nie można zakupu nazywać sprzedażą tylko dlatego, że generuje on podatek VAT należny. Zakup to zakup a sprzedaż to sprzedaż.

fragment ustawy VAT:

Art. 109.

  1. Podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
  2. W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie prowadzi ewidencji, o której mowa w ust. 1, albo prowadzi ją w sposób nierzetelny, a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, organ podatkowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 22%.
  3. Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Nasze programy prawidłowo generują i przesyłają pliki JPK (VAT należny z faktur zakupowych rozliczanych na zasadach odwrotnego obciążenia jest ujmowany w części dotyczącej należnego podatku VAT zgodnie z instrukcją sporządzenia pliku JPK)

9. Moi klienci pracują na programie X od stycznie będzie obowiązek przesyłania do Urzędu Skarbowego plików JPK. Czy Wasz program zaimportuje sprzedaż w pliku PDF, CSV, XLS, TXT lub innym? - JPK

Jeżeli Państwa klient ma oprogramowanie, które pozwala na wygenerowanie pliku JPK FA (faktur) to polecamy to rozwiązanie ponieważ pozwoli ono na import sprzedaży, ale w walucie PLN. Koszty oraz sprzedaż w walucie obcej trzeba będzie zaksięgować ręcznie ponieważ schemat pliku JPK FA stworzony przez Ministerstwo Finansów na chwilę obecną nie zawiera informacji o kursie oraz tabeli kursowej. Dodatkowo w naszych systemach księgowych dostępny jest import z systemów autorstwa DGCS S.A. W ofercie posiadamy również import z SUBIEKT w formacie EDI++ (*.epp) praz import z KAMSOFT. Są to moduły dodatkowe, które są płatne. Możemy także przygotować inne na indywidualne zamówienie.

10. Do tej pory księgowanie odbywało się jednym zapisem. W związku ze zmianą przepisów od 1.01.2018 r. będziemy musieli generować plik JPK, w którym będą widoczne wszystkie operacje. Czy możemy w jakiś sposób usprawnić przekazywanie danych ze sprzedaży do księgowości? - JPK

W takim przypadku polecamy księgowanie przy pomocy pliku JPK FA (faktur) ponieważ pozwoli ono na import sprzedaży, ale w walucie PLN. Koszty oraz sprzedaż w walucie obcej trzeba będzie zaksięgować ręcznie ponieważ schemat pliku JPK FA stworzony przez Ministerstwo Finansów na chwilę obecną nie zawiera informacji o kursie oraz tabeli kursowej. Dodatkowo w naszych systemach księgowych dostępny jest import z systemów autorstwa DGCS S.A. W ofercie posiadamy również import z Subietkt w formacie EDI++ (*.epp) praz import z Kamsoft. Są to moduły dodatkowe, które są płatne.