Wdrożenie oprogramowania dla firm w trakcie i po pandemii 
– kupić czy wynająć?

Transformacja branży informatycznej, którą obecnie doświadczamy mocno zmieniła rynek oprogramowania dla firm, bo oprócz wyboru konkretnego rozwiązania, kluczowy staje się wybór sposobu korzystania z niego. 

Wdrożenie to nie tylko licencje oprogramowania, to również aspekt sprzętu – serwera i parametrów komputerów, które będą korzystały z systemu, a także jego instalacji i późniejszego utrzymania oraz serwisu.

Przeanalizujmy zatem jakie możliwości mają klienci DGCS w tym zakresie.

Zakup systemu

Decydując się na zakup oprogramowania DGCS, klienci mogą korzystać z systemu bez ograniczeń czasowych. Model Abonamentowy gwarantuje zgodność z przepisami i daje możliwość pobierania aktualizacji, które wzbogacają system o nowe funkcjonalności i mechanizmy automatyzujące codzienną pracę. Wybór modułów dobieramy odpowiednio do profilu i potrzeb firmy, kalkulując ilość użytkowników systemu w danej firmie. Wraz z rozwojem biznesu, klienci uzupełniają swój system o kolejne stanowiska. 

Oprogramowanie może być zainstalowane w infrastrukturze klienta lub hostowane w infrastrukturze zewnętrznego dostawcy.

Wynajem systemu w chmurze

Alternatywną opcją jest chmurowy model korzystania z oprogramowania w postaci ERP24.Cloud, w którym opłacając miesięczny abonament, wynajmujemy licencje systemu wraz z całą potrzebną infrastrukturą od DGCS (tzn. SaaS). W tym modelu dostęp do systemu jest za pomocą przeglądarki internetowej. 

W przypadku korzystania z chmury otrzymujemy gotowy, zainstalowany system, który wymaga jedynie konfiguracji firmowych parametrów i przeszkolenia użytkowników. Zakres projektu wdrożenia jest mniejszy niż w przypadku wersji zakupu licencji i stacjonarnego korzystania z systemu, co obniża koszty przedsięwzięcia. 

Podobnie z bieżącym serwisowaniem, w przypadku chmury cała obsługa techniczna instalacji wliczona jest w cenę miesięcznego abonamentu. Odpada również koszt i czas związany z instalacją nowych wersji – jako DGCS gwarantujemy dostosowanie systemu udostępnionego w chmurze do aktualnych przepisów prawnych i zawsze aktualną wersję programu.

Kluczowym argumentem przemawiających za modelem chmury jest bezpieczeństwo bazy danych, chronionej przed utratą i niekontrolowanym wyciekiem, a także zabezpieczenie kopii zapasowych danych, które wykonywane są w cenie wynajmu oprogramowania i dodatkowo na życzenie użytkownika. 

Poruszmy jeszcze temat wygody i elastyczności modelu chmury ERP24.Cloud. Dzięki umieszczeniu oprogramowania w chmurze każdy pracownik zyskuje dostęp do swojego miejsca pracy przez 24 godziny i 7 dni w tygodniu, wystarczy jedynie połączenie z siecią internetową. W modelu usługowym prosty i wygodny jest sposób rozliczeń –  korzystasz z oprogramowania wtedy, kiedy go potrzebujesz. W momencie gdy Twoja firma nie wymaga takiego zakresu oprogramowania, po prostu rezygnujesz z usługi. Inaczej niż w infrastrukturze własnej, która generuje koszty bez względu na to, czy jest wykorzystywana, czy nie.

Co jest zatem lepsze?

Najlepsza jest kalkulacja kosztów i dopasowanie modelu korzystania z oprogramowania do potrzeb Twojej firmy. 

Jeśli chodzi o kalkulację to często popełnianym błędem jest zbyt duże uproszczenie i jedynie przeliczenie kosztów poniesionych na zakup licencji wraz z przedłużeniem subskrypcji i porównanie ich do abonamentu chmury przez kolejnych 12 miesięcy. Błędne uproszczenie polega na pominięciu kosztów związanych z infrastrukturą techniczną (serwerem, oprogramowaniem do backupu i dodatkowymi serwerami dla archiwizacji danych), opłat związanych z instalacją aktualizacji, opłat za energię zużywaną przez infrastrukturę informatyczną, wynagrodzenia dla informatyków lub zewnętrznych firm za konserwację infrastruktury IT, a także koszty braku dostępu do aktualnych danych czy też koszty przestoju i awarii.

Aby dopasować określony model korzystania z oprogramowania dla Twojej firmy ważne jest szerokie spojrzenie na strategię, a także plany i perspektywy rozwoju biznesu. Istotna jest odpowiedź na pytanie: czy firma potrzebuje zarządzać i scalać wiele procesów biznesowych, błyskawicznie reagować na zmiany otoczenia i podejmować kluczowe decyzje w oparciu o aktualne dane firmowe?

W obliczu pandemii i zmian biznesów klientów, oczywiste staje się sprawne reagowanie na zmieniającą się rzeczywistość. Firmy, które przeniosły swój biznes do chmury, zabezpieczyły ciągłość swojej pracy i pandemiczną transformacje branży IT wykorzystują jako szansę.

Monika Płókarz DGCS S.A.