Wyciągi bankowe

Wczytywanie wyciągu bankowego

Zaczytanie wyciągu bankowego możliwe jest z menu Przelewy -> Wyciągi bankowe po wybraniu opcji Wczytaj z pliku a następnie wskazanie z jakiego banku będzie przeprowadzony import. Po wprowadzeniu wyciągu bankowego można go rozliczyć z rozrachunkami.

Po wybraniu jednej z możliwych opcji pojawi się okno, w którym trzeba wskazać lokalizację pliku i otworzyć go. Jeżeli plik jest wygenerowany z konta, które nie zostało dodane do słownika kont bankowych wówczas pojawi się okno informujące o tym zdarzeniu i trzeba będzie uzupełnić w nim dane.

Po dodaniu konta wyciąg bankowy zostanie zaczytany

.

Wyciąg w powyższej formie zawiera przelewy nie powiązane z kontrahentami. Aby je powiązać należy użyć opcji „Dowiąż firmę”, gdzie po wskazaniu kontrahenta zostanie do niego dodane konto bankowe na podstawie, którego jest on identyfikowany i kolor takiego zapisu zostanie zmieniony. Przy kolejnym imporcie wyciągu z pliku system automatycznie będzie wiązał przelewy do kontrahenta. Jeżeli wybrany kontrahent posiada należności (lub zobowiązania) nierozliczone wówczas pojawi się okno rozliczania płatności opisywane w rozdziale dotyczącym rozrachunków. Każda pozycja powinna mieć też ustawiony „Typ operacji”, który pozwoli na późniejsze automatyczne księgowanie wyciągu. Każda pozycja bowiem może wchodzić na inne konto księgowe (np. na inne konto ma wejść zapłata za fakturę, na inne przelew do Urzędu Skarbowego i na jeszcze inne wypłata wynagrodzenia pracownikowi). Do tego służy właśnie określenie typu operacji zdefiniowanego wcześniej w słowniku typów operacji i użytego w zdefiniowanym wzorcu księgowania wyciągu bankowego.

Księgowanie wyciągu bankowego

Automatyczne księgowanie wyciągów bankowych odbywa się poprzez zdefiniowany wzorzec księgowania wraz z użyciem symboli księgowych. Wzorzec (Słowniki -> Wzorce księgowania) i symbole księgowe (Słowniki -> Typy operacji) powinny być na tyle rozbudowane, aby obejmowały wszystkie interesujące nas transakcje.

Najlepiej pokazać to na prostym przykładzie.

Założenia:

1. Na koncie 130 chcemy księgować wszystkie wpłaty i wypłaty bankowe.
2. Na koncie 201 chcemy księgować zapłaty kontrahentów za faktury.
3. Na koncie 202 chcemy księgować zapłaty nasze za faktury.
4. Na koncie 280 chcemy księgować wypłaty wynagrodzeń.
5. Na koncie 220 chcemy księgować przelewy do Urzędu Skarbowego.

W Słowniki -> Typy operacji definiujemy poniższe typy operacji dla modułu Wyciągi bankowe (nazwa i symbol):

1. Zapłaty kontrahentów za faktury (symbol FS)
2. Zapłaty nasze za faktury (symbol FZ)
3. Wypłaty wynagrodzeń (symbol W)
4. Przelewy do Urzędu Skarbowego (symbol US)

W Słowniki -> Wzorce księgowania definiujemy wzorzec księgowania dla typu dokumentu Wyciąg bankowy:

W momencie, gdy mamy zdefiniowany wzorzec i typy operacji możemy zaczytać wyciąg w opcji Przelewy -> Wyciągi bankowe. Po wczytaniu wyciągu należy wykonać dwie czynności:

1. Dla każdej pozycji musimy określić symbol księgowy, którego dotyczy dana pozycja – opcja .
2. Dla pozycji które mają generować rozrachunek (w powyższym przykładzie symbole księgowe FS i FZ) należy dowiązać kontrahenta ze słownika kontrahentów – opcja Dowiąż firmę.

Po takich czynnościach można już księgować wyciąg poprzez opcję Dziennik -.> Księguj dokumenty z Magazynu/Fakturowania, Kasy i WB.

Najwięcej pracy czeka przy zaczytywaniu pierwszego wyciągu, ponieważ system posiada w sobie mechanizm, który przy wczytywaniu kolejnych wyciągów rozpoznaje transakcje powiązane z konkretnymi kontami bankowymi, które pojawiały się już na wcześniejszych wyciągach i automatycznie nadaje symbole, ewentualnie dowiązuje firmy do odnalezionych pozycji spełniających takie same warunki. Najprościej też wytłumaczyć to na przykładzie:

Jeżeli otrzymaliśmy wpłatę na nasze konto z konta bankowego 123123123123 w miesiącu styczniu 2019 i określiliśmy symbol księgowy oraz dowiązaliśmy kontrahenta X, to gdy otrzymamy wpłatę np. w lipcu 2019 z tego samego konta (123123123123), to system sam dowiąże kontrahenta X i określi symbol księgowy. Tak samo, jak to było wykonane przy operacji styczniowej.