Wzorce księgowania

Wzorce księgowania dzielimy na dwie grupy ze względu na ich przeznaczenie:

• wykorzystywane do ręcznego księgowania,
• wykorzystywane do automatycznego księgowania.

Zestaw wzorców księgowania jest oddzielny dla każdego roku obrachunkowego (podobnie jak zakładowy plan kont). Można je stosować zarówno przy wpisach z VAT (np. księgowanie faktur sprzedaży) jak i przy wpisach bez VAT (np. księgowanie listy płac). Dają możliwość przyspieszenia procesu księgowania oraz ograniczenia ewentualnej pomyłki. Ich zadaniem jest ułatwienie i przyspieszenie typowych, najczęściej powtarzających się w danej firmie księgowań. Szablon taki może zostać zdefiniowany przez głównego księgowego firmy i być wykorzystywany później przez mniej doświadczonego operatora.

Wzorce do automatycznego księgowania dokumentów z innych modułów DGCS System są wymagane, gdy pracujemy na innych modułach. Pozwalają automatycznie zaksięgować każdy powstający dokument w programie DGCS System (np. faktura sprzedaży powstała w module Magazyn). Nie ma zatem potrzeby wprowadzania dokumentu dwukrotnie – raz w magazynie i później w księgowości. Ponadto pewne elementy systemu są wspólne dla poszczególnych modułów (np. rejestr VAT, czy rozrachunki) i w celu poprawnej pracy całego systemu zintegrowanego należy dokumenty takie księgować automatycznie. Dla przykładu faktura sprzedaży powstająca w magazynie generuje oprócz danych magazynowych także zapis w rejestrze VAT sprzedaży oraz należność w rozrachunkach. W momencie automatycznego księgowania po stronie księgowej powstaje wpis z księgowaniami na konta oraz zostaje on powiązany z zapisem VAT oraz należnością, co gwarantuje spójność danych w całym systemie.

Dla jednego typu dokumentu może zostać zdefiniowany tylko jeden wzorzec, dlatego przeważnie jest on dość rozbudowany, jeżeli mamy wiele sposobów księgowania danego typu dokumentu. Wszystkie wzorce dostępne są w Słowniki -> Wzorce księgowania. 

Słownik wzorców księgowań podzielony jest na trzy części:

• zdefiniowane wzorce (lewa tabela) – widoczne są wszystkie zdefiniowane wzorce w bieżącym roku obrachunkowym,
• definicje pozycji księgowych (prawa górna tabela) – zdefiniowane konta i kwoty, które mają być księgowane po stronie winien i ma,
• dodatkowe warunki pozycji księgowych (prawa dolna tabela) – opcjonalne warunki, którymi można dodatkowo sprecyzować, jakie pozycje dokumentu mają być brane pod uwagę.

Przy dodawaniu nowego wzorca (przycisk Dodaj) ważny jest odpowiedni wybór Typu dokumentu. 

WAŻNE! Dla wzorców do księgowania ręcznego przeznaczone są jedynie dwa typy dokumentów:

• Pełna księgowość – sprzedaż – ręczne księgowanie – dla wpisów z VAT sprzedaży oraz dla wszystkich wpisów bez VAT,
• Pełna księgowość – zakup – ręczne księgowanie – dla wpisów z VAT zakupu oraz dla wszystkich wpisów bez VAT.

Pozostałe typy dokumentów przeznaczone są do automatycznego księgowania z innych modułów systemu oraz plików zewnętrznych (np. z JPK).

Więcej informacji można znaleźć w instrukcji obsługi programu dostępnej poprzez Pomoc -> Instrukcje.