Księgowanie faktury zaliczkowej

Faktury zaliczkowe zakupowe nie są kosztem podatkowym, ale uprawniają do odliczenia podatku VAT. Wyjątkiem są faktury zaliczkowe z adnotacją „zaliczka 100%”. Takie faktury są traktowane jako zwykły dokument i są księgowane tak samo jako faktura VAT. Jeżeli takiej adnotacji nie ma, to faktury zaliczkowe zakupowe księguje się tylko do Rejestru VAT zakupu. Taka sama sytuacja jest przy fakturach zaliczkowych sprzedażowych, tj jeśli nie ma na nich adnotacji, iż jest to zaliczka 100%, to księguję się je tylko do Rejestru VAT sprzedaży.

Sposób księgowania zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, gdyż dla jednej firmy zakupiony sprzęt będzie towarem handlowym, a dla innej zakupem pozostałym, który po przekroczeniu określonej wartości staje się środkiem trwałym. Od tego zależy wybór Rodzaju ewidencji VAT.

Rodzaj ewidencji VAT – zakup
Przy fakturach zakupowych w pierwszej kolumnie wybiera się Zakup.
W drugiej kolumnie wybór zależy od kontrahenta, od którego mamy fakturę oraz rodzaju transakcji:

• Krajowa → zakup od kontrahenta polskiego
• Krajowy z VAT należny → zakup od kontrahenta polskiego towarów/usług ze stawką VZ, czyli odwrotne obciążenie
• Wewnątrzwspólnotowe nabycia → WNT
• Import usług → usługi od zagranicznych kontrahentów
• Dostawa tow. dla kt. pod. jest nab. → specyficzny rodzaj zakupu, np. zakup towarów od firm zagranicznych, ale zgłoszonych do podatku w Polsce
• Import towarów (art. 33a) → szczególne towary z zagranicy
• Import towarów → towary spoza UE
• Import usług (art. 28B) → usługi od kontrahentów z UE

W kolumnie trzeciej wybiera się rodzaj zakupu:

• Handlowe → zakup towarów handlowych lub materiałów wykorzystywanych do wykonywania usług
• Inwestycyjne → zakup środków trwałych
• Pozostałe → pozostałe zakupy

W czwartej kolumnie zaznacza się czy ma się prawo do odliczenia podatku VAT od faktury.

Faktura zaliczkowa zakupowa – księgowanie:
Rejestry VAT → Rejestr VAT zakupu → Dodaj (F1) → wybór kontrahenta → należy wpisać datę, numer FV, nazwę zdarzenia gospodarczego → na zakładce VAT należy wybrać rodzaj zakupu → wpisać datę VAT → wybrać Stawkę VAT → wpisać wartość Netto → Enter-em przeklikać kolejne pola (aby pojawiły się w nich kwoty) → Dodaj wiersz → dodana pozycja pojawi się wówczas w dolnej tabelce → aby dodać wpis należy kliknąć Zapisz (F6).

W miesiącu otrzymania faktury końcowej zakupowej, to jeśli:

• wartość zakupu pokrywa się z wartością zaliczki (nie było nic dopłacane) → taką fakturę księguje się jedynie do Księgi poprzez Bez VAT (F2),

• wartość zakupu jest większa od wartości zaliczki → taką fakturę księguje się do VAT i do Księgi poprzez Wpis z VAT (F1), gdzie zakładkę VAT wypełnia się w taki sam sposób jak przy zaliczce, a na zakładce Księga do odpowiedniej kolumny wpisuje się wartość netto całego zakupu i dopiero wtedy dodaje się wpis poprzez Zapisz (F6)

Faktura zaliczkowa sprzedażowa – księgowanie:
Rejestry VAT → Rejestr VAT sprzedaży → Dodaj (F1) → wybór kontrahenta → należy wpisać datę, numer FV, nazwę zdarzenia gospodarczego → na zakładce VAT należy wybrać rodzaj sprzedaży → wpisać datę VAT → wybrać Stawkę VAT → wpisać wartość Netto → Enter-em przeklikać kolejne pola (aby pojawiły się w nich kwoty) → Dodaj wiersz → dodana pozycja pojawi się wówczas w dolnej tabelce → aby dodać wpis należy kliknąć Zapisz (F6).

Rodzaj ewidencji VAT – sprzedaż
Przy fakturach sprzedażowych w pierwszej kolumnie wybiera się „Sprzedaż”.
W drugiej kolumnie wybór zależy od kontrahenta, któremu wystawiliśmy fakturę oraz rodzaju transakcji:

• Krajowa → sprzedaż dla kontrahenta polskiego
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa→ WDT
• Eksportowa → sprzedaż towarów poza UE
• Usług poza terytorium RP → usługi dla kontrahentów zagranicznych
• Usług poza terytorium RP (art.100) → usługi dla kontrahentów zagranicznych dla których jest obowiązek wypełniania deklaracji VAT-UE

W kolumnie trzeciej wybiera się rodzaj zakupu, który zależy od wyboru w kolumnie nr 2.

Sprzedaż w Polsce: Sprzedaż → Krajowa → Zwykła
Sprzedaż w Polsce ze stawką VZ (odwrotne obciążenie): Sprzedaż → Krajowa → Dla której podatnikiem jest nabywca

Zasada księgowania faktury końcowej sprzedażowej jest taka sama jak przy fakturze końcowej zakupowej.