e- Sprawozdania Finansowe – odpowiadamy na pytania

Roczne sprawozdania finansowe na papierze to już przeszłość. Od 1 października 2018 r. podmioty prowadzące księgi rachunkowe muszą składać sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. Oznacza to, że firmy będą musiały przygotować już tegoroczne raporty według nowych schematów. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z e-Sprawozdaniami Finansowymi.

1. Od kiedy obowiązują e-Sprawozdania Finansowe?

Od 1 października 2018 roku w życie weszły przepisy, które – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów – zmieniły sposób sporządzania i przesyłania sprawozdań finansowych.

2. Jak było wcześniej?

Do tej pory sprawozdania finansowe mogły być sporządzane w formie papierowej i ręcznie podpisywane przez cały zarząd. Następnie wraz z innymi niezbędnymi dokumentami były przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego oraz odpowiedniego Urzędu Skarbowego.

3. Co to jest e-Sprawozdanie Finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

4. Kogo obejmuje obowiązek stworzenia e-Sprawozdania Finansowego?

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),

• podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe.

5. Kto jest odpowiedzialny za stworzenie e-Sprawozdania Finansowego?

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (np. w przypadku zarządu – wszyscy jego członkowie).

6. Jak wygenerować e- Sprawozdanie Finansowe?

• jeżeli posiadany program finansowo-księgowy nie ma takiej funkcjonalności trzeba zadbać o aktualizację tego programu (jeżeli jest dostępna) albo nabyć oprogramowanie, które potrafi dokonać konwersji przygotowanego sprawozdania finansowego w innym formacie elektronicznym (np. .doc .xls) do pliku z rozszerzeniem .xsd (XML Schema Definition),

• za pomocą oprogramowania finansowo-księgowego, które pozwala na wygenerowanie e-Sprawozdania Finansowego w wymaganym przez prawo formacie XML należy wygenerować plik, który następnie należy wysłać:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR, przesyłają e-Sprawozdania Finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, przekazują e-Sprawozdania Finansowe Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. poprzez dedykowany do tych celów interfejs webAPI.

Moduł Księga Handlowa w DGCS System

zawiera bezpłatny program do pełnej obsługi e-Sprawozdań Finansowych

• łatwo przygotowujesz wszystkie wzory sprawozdań finansowych wymagane przez Ministerstwo Finansów

• importujesz dane z plików XML lub z innych sprawozdań finansowych wygenerowanych w systemie księgowym

• szybko przeglądasz ostateczne sprawozdanie, dzięki podglądowi danych, podpisujesz finalną wersję przed wysyłką do KRS lub KAS

• wygodnie pracujesz na wielu kopiach sprawozdań, wprowadzasz dane i modyfikujesz je aż do osiągnięcia ostatecznej wersji

• masz możliwość wydruku e-Sprawozdania Finansowego.

7. W jakiej strukturze wygenerować E-Sprawozdanie Finansowe?

• Jednostki zarejestrowane w KRS, lecz nie wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenie, fundacja)-sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem elektronicznym potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego.

• podatnicy CIT, zarejestrowani w KRS, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, (a nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Wypełnienie tego obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

8. Kto podpisuje e-Sprawozdanie Finansowe?

Podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Podmioty, których sprawozdania finansowe podlegają (na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości) obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą też odpowiednio wcześniej (w IV kwartale danego roku obrotowego – tak by rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji) wybrać biegłego rewidenta (firmę audytorską) i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego.

10. Jak podpisać e-Sprawozdanie Finansowe?

Trzeba je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

11. Kiedy i gdzie złożyć e-Sprawozdanie Finansowe?

• w terminie złożenia zeznania rocznego, tj. co do zasady do 30 kwietnia (podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe) – do Szefa KAS,

• w ciągu 10 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania (podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS) – do naczelnika właściwego urzędu skarbowego,

• w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego ( jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR finansowego zgodnie z art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ) – do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu eKRS z podpisem elektronicznym,

• Do 30 czerwca 2019 r. (czyli w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego – zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez organ zatwierdzający danej jednostki (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o., zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych, wspólnicy spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej, przedsiębiorca w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Autorzy:

 

Andrzej Puchalski

Członek Zarządu DGCS S.A.

 

Katarzyna Walczak

Dyrektor ds. marketingu i sprzedaży DGCS S.A.