Program Repozytorium raportów jest rozszerzeniem do DGCS Systemu.

Codziennie każda firma tworzy kilka, a niekiedy kilkanaście raportów dziennie. Często zapisujemy je w różnorodny sposób i w wielu miejscach. Późniejsze odszukanie danego raportu sprawia niemały zawrót głowy i zajmuje cenny czas. Drukowanie powoduje tworzenie dużej sterty dokumentów, którą musimy odpowiednio zabezpieczyć i archiwizować, wszystko to wiąże się z ponoszeniem kosztów finansowych.

Chcemy ułatwiać pracę naszym klientom oraz pomóc zmniejszyć koszty wydruku. Stworzyliśmy program “Repozytorium raportów”, który umożliwia przechowywanie w jednym miejscu wszystkich powstałych w DGCS System raportów w zewnętrznym repozytorium plików.

Współczesne realia biznesowe jeszcze bardziej wymagają wdrożenia w firmach procesów i procedur redukujących koszty. Służą ku temu między innymi rozwiązania oparte na szybkiej współpracy między działami oraz wymianie informacji. Najlepiej, aby wymiana dokumentów odbywała się drogą elektroniczną, gdyż zmniejsza to także koszty związane z tworzeniem, drukowaniem, archiwizacją i ochroną dokumentacji. Jeżeli chcemy całkowicie wyeliminować papier, potrzebne są odpowiednie narzędzia, dostosowane do potrzeb i możliwości, a także usprawniające organizację pracy. Takim narzędziem jest program “Repozytorium raportów”.

Przedstawiamy listę wymiernych korzyści osiąganych dzięki programowi ”Repozytorium raportów”

• Porządkowanie miejsca przechowywania dokumentów

Raporty zapisujemy w kartotece do której dostęp chroniony jest hasłem, dzięki czemu zwiększamy kontrolę nad dokumentacją, dokumenty są bezpiecznie przechowywane w ściśle określonym miejscu. Uporządkowanie tematyczne i okresowe, wprowadza ład i zapewnia łatwe wyszukiwanie. Ograniczenie wydruków wpływa na zmniejszenie miejsca przechowywania drukowanych dokumentów. “Repozytorium raportów” zapobiega sytuacji, w której pracownicy muszą wprowadzać oraz pobierać informacje do i z wielu różnych programów – co zwiększa prawdopodobieństwo pomyłki. Ze względu na zróżnicowanie programów, pracownicy jednego działu nie mogą wymieniać czy łączyć informacji z danymi pracowników sąsiednich działów, wiąże się z konieczności wydruku dokumentów i ponoszeniem kosztów.

• Ograniczenie wydatków firmy na papier, tonery i sprzęt drukujący oraz zużycie energii poprzez zmniejszenie ilość drukowanych dokumentów

W przeliczeniu na pracownika przeciętna firma działająca w Polsce wykorzystuje miesięcznie 1,3 ryzy papieru A4, czyli około 650 kartek. Przyjmując, że średni koszt wydruku jednej czarno-białej kartki to 0,4 zł, powstaje kwota  260 zł na pracownika. Oprócz łatwych do policzenia kosztów w grę wchodzi jeszcze koszt eksploatacji urządzeń drukujących oraz czas pracowników poświęcany na drukowanie, szukanie papierowych dokumentów, ich niszczenie i archiwizowanie.

• Redukcja obciążenia działów IT sprawami związanymi z instalacją i konfiguracją oraz serwisem drukarek

Instalacja oprogramowania do drukarki czy też późniejsza wymiana przestarzałych części to tylko część zadań do których niezbędna jest wiedza informatyczna. Każda firma potrzebuje wsparcia informatycznego, istnieją dwa rozwiązania – albo zatrudnienie informatyka, albo nawiązanie współpracy z zewnętrzna firmą informatyczną. W przypadku dużej ilości sprzętu komputerowego, bez wątpienia opłacalność wynajęcia zewnętrznej firmy informatycznej może być znacznie droższa niż zatrudnienie informatyka w firmie. Im więcej firma drukuje tym wyższy jest koszt obsługi informatycznej.

• Przyspieszenie obiegu dokumentów pomiędzy działami

Wszystkie raporty zapisywane są w elektronicznej kartotece dzięki czemu ogranicza się czas oczekiwania na dostarczenie dokumentu. Dokument można łatwo odnaleźć w systemie oraz wykonywać bezkosztownie wiele jego kopii. Z punktu widzenia całej firmy następuje usprawnienie i przyśpieszenie pracy wielu użytkowników od osoby tworzącej dokument po właściciela firmy.

• Zapobieganie wielokrotnemu powielaniu formy fizycznej dokumentu, jego zagubieniu oraz wyciekowi danych

Dodatkowym atutem wyeliminowania papieru jest redukcja liczby błędów i pomyłek wynikających z przepisywania ręcznych notatek do dokumentów elektronicznych. Elektroniczny dokumentacja pomaga także oszczędzać  czas i energię pracowników.

• Wpływanie pozytywnie na środowisko przez ograniczenie ilości powstałych odpadów

Dzięki programowi firma zyskuje oszczędności związane z zmniejszeniem liczby wydruków. Efektem dodanym jest ochrona środowiska naturalnego.

• Szybki kontakt z dokumentacją z dowolnego miejsca

Po zalogowaniu się do ,,Repozytorium raportów” mamy wgląd do wszystkich raportów stworzonych przez każdego pracownika w firmie. Oszczędzamy czas procesowania i przekazywania dokumentu między działami.